Kurumsal

1.EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLEMLERİ

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 28.05.2007 tarih ve 5662 sayılı kanunla kurulan Siirt Üniversitesi'nin faaliyete geçmesiyle birlikte 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 51/a maddesi gereği genel hükümlere  göre kurulmuştur.

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 31. maddesinde Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığının görevleri aşağıdaki gibi tanımlanmıştır.

1.1 Akademik Takvimin Hazırlanması

Üniversitemiz 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında eğitimin başlama, bitiş ve sınav tarihleri ile ilgili Fakülte,Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu ve Enstitülerimizin de görüşleri alınarak belirlenen Akademik Takvimi, Üniversitemiz Senatosunca onaylanarak ilgili yerlere bildirilmiştir. (YÖK,  Tüm Üniversite Rektörlükleri, Üniversitemiz Fakülte, Yüksekokul ve Enstitü Müdürlükleri)

1.2 Açılan-Kapatılan Bölüm/Programların Yazışmaları

Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarında ilk defa açılacak veya kapatılacak olan program/bölümlerin yazışmaları yapılmış ve Üniversitemiz Senatosunda kabul edildikten sonra YÖK’e bildirilmiştir

1.3 Yönetmelik/Yönerge Değişiklik Teklifleri

Üniversitemizde Eğitim-Öğretimle ilgili olan Yönetmelik ve Yönergelerde ihtiyaç duyulan değişiklik teklifleri Mevzuat,Eğitim Komisyonu ve Üniversitemiz Senatosuna sunulmuştur. Senatomuzda kabul edilen Yönetmelik değişikliklerinin Resmi Gazete’de yayınlanması sağlanmıştır.Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra yapılan değişiklik ile ilgili bilgiler, tüm Fakülte/Yüksekokul /Enstitülerimize gönderilmiştir.  Bu konu aynı zamanda Siirt Üniversitesi Web sayfamızda da ilan edilmiştir.

1.4 ÖSS Kontenjanlarının Belirlenmesi

Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezince belirlenen ve 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında Üniversitemiz Fakülte, 4 (dört)yıllık Yüksekokulları ile Meslek Yüksekokullarına ÖSYS Sınav sonucuna göre alınacak öğrenci kontenjanlarının, Fakülte ve Yüksekokullara gönderilerek,kontenjanlarla ilgili gelecek olan öneriler, Üniversitemiz Senatosuna sunulduktan sonra, kabul edilen kontenjan ve teklifler ÖSYM’ye gönderilmiştir.

1.5 Dikey Geçiş Kontenjanlarının Belirlenmesi

Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezince belirlenen ve 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında Üniversitemiz Fakülte ve 4(dört) yıllık Yüksekokullarına, Dikey Geçiş Sınavı sonucuna göre alınacak öğrenci kontenjanlarının, Fakülte ve Yüksekokullara gönderilerek,kontenjanlarla ilgili gelen derslerle ilgili Eğitim Planları okullardan istenilmiştir önerilere ilişkin kontenjan ve teklifler ÖSYM’ye gönderilmiştir.

1.6 Staj Kontenjanlarının Belirlenmesi

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarında öğrenim görmekte olan öğrenciler için 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında çeşitli kurumlarda yapılacak olan staj çalışmalarına ilişkin yazı, Fakülte/Yüksekokullara gönderilerek, ihtiyaç dahilinde belirlenen staj dalları ve kontenjanlar istenilmiştir.

1.7 Yatay Geçiş Kontenjanlarının Belirlenmesi

‘’Yükseköğretim Kurumları Arasında Önlisans ve Lisans Düzeyinde Yatay Geçiş Esaslarına İlişkin Yönetmelik” gereğince,Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarına 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında alınacak öğrencilerle ilgili kontenjanların belirlenmesi amacı ile Fakülte ve Yüksekokullarımızdan Yatay Geçiş kontenjanları istenilmiştir. Fakülte ve Yüksekokullarca belirlenen kontenjanlar Üniversitemiz Senatosunda kabul edildikten sonra YÖK’e, Üniversite Rektörlüklerine ve Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarına bilgi amaçlı gönderilirken aynı zamanda Üniversitemizin web sayfasında ilanı sağlanmıştır. Yatay Geçiş Kontenjanlarımıza müracaatlar Başkanlığımızca kabul edilmiştir. (Bu işlem Güz ve Bahar yarıyılı olmak üzere yılda iki defa yapılmaktadır.)

1.8 Eğitim Planları ile İlgili İşlemler

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında Fakülte/Yüksekokullarda okutulacak olan Fakülte ve Yüksekokullardan gelen şekliyle Üniversitemiz Senatosuna sunulmuştur. Senato’da onaylandıktan sonra Eğitim Planları bilgisayar ortamına işlenmiştir.

 

2.KAYIT İŞLEMLERİ

2.1 İlk Kayıt İşlemleri

2012-2013 Eğitim-Öğretim Yılında Üniversitemizi kazanan öğrenci bilgileri ÖSYM den alınarak, Üniversitemiz otomasyon sistemine aktarıldıktan sonra ilk kayıtlar ile ilgili hazırlıklar tamamlanmıştır.

2.2 Yatay Geçiş Kayıt İşlemleri

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılı güz Yarıyılında Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarına Yatay Geçiş müracaatları kabul edilen öğrencilerden, Yabancı Dil Muafiyet Öğrenci Bilgi Sistemine aktarılarak bankaya yatırılan harçların aylık tahsilat raporları çıkarılmıştır.

 

3. HARÇ İŞLEMLER

3.1 Mezun veya Kaydı Silinen Öğrencilerin Harç İşlemleri

Mezun olan veya kaydı silinen öğrencilere talepleri halinde harç borcu yoktur belgesi düzenlenerek onaylandıktan sonra ilgili öğrencilere teslim edilmiştir. Harç borcu olan örgün ve ikinci öğretim öğrencilerinin harç işlemleri kontrol edilerek, harcını yatırmayan veya fazla yatıran öğrencilerin durumları incelenmiş ve öğrencilerle ilgili gerekli yazışmalar yapılmıştır.

3.2 Katkı Kredisi Alan Öğrencilerin Harç İşlemleri

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında Üniversitemize kayıtlanan ve daha önceden Katkı kredisi alan öğrencilerin bilgileri, öğrenci bilgi sistemine aktarılmıştır. Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünden gönderilen senetler öğrencilerin kayıtlı bulunduğu Fakülte/Yüksekokul/Enstitülere gönderilmiştir. Katkı kredisi kesilen öğrencilerin listesi kayıtlı oldukları Fakülte ve Yüksekokullara bildirilerek ilan edilmesi sağlanmıştır.

3.3 Fazla veya Eksik Tahsil Edilen Harç İşlemleri

Katkı kredisi çıkmayan öğrencilerden eksik tahsil edilen harçlarla ilgili yazışmalar yapılarak öğrencilerden eksik yatırdıkları harçlar tahsil edilmiştir. Öğrencilere yatırdıkları fazla harç miktarı ile ilgili yazışmalar yapılarak para iadesi sağlanmıştır.

 

4. ÖĞRENCİ ÖZLÜKİ İŞLEMLERİ

4.1 Disiplin Cezası Alan Öğrencilerin İşlemleri

“Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği”  gereğince, Üniversitemiz öğrencilerine verilen Disiplin ve Ceza yazışmaları yapılmış ve öğrencilere verilen cezalar öncelikle YÖK olmak üzere diğer ilgili birimlere (Kredi Yurt.Kurumu, Yurt Md.  vb.) bildirilmiştir.

4.2 Öğrencilerin Nüfus veya Adres Bilgilerine Ait İşlemler

Öğrencilerin vermiş oldukları dilekçelere göre Nüfus, ikamet değişikliği gibi bir kısım özlük bilgileri öğrenci kütüğüne işlenmiş ve dosyalarında gerekli değişiklikler yapılmıştır.

4.3 Kayıt Donduran veya İzinli Sayılan Öğrencilerin İşlemleri

Kayıt donduran veya izinli sayılan öğrencilerin bilgileri Öğrenci Otomasyon Sistemine işlenerek öğrenim dosyalarına kaldırılmıştır.

4.4 Öğrencilerin Dosya Kontrol İşlemleri

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında Üniversitemize kayıt yaptıran tüm öğrencilerin dosya kontrolleri yapılarak eksik belgesi olanlar listelenerek eksik belgeleri istenilmiş ve takibi yapılmıştır.

 

5. ÖĞRENCİLERE VERİLEN BANKO HİZMETLERİ

5.1 Öğrencilere Danışma Hizmeti Verilmesi

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımıza şahsen müracaat eden veya telefon/mail yolu ile ulaşan tüm öğrencilerimize, gerekli bilgiler verilerek e-postalarına 24 saat içinde cevap verilmiş ve ilgili birimlere yönlenmeleri sağlanmıştır.

5.2 Öğrencilerin İhtiyaç Duyduğu (transkript, kimlik, kimlik zayi vb.) Belgelerin Hazırlanması

Öğrencilerin ihtiyaç duyduğu (transkript,kimlik, kimlik zayi vb.) belgeler en kısa sürede hazırlanarak ilgili öğrencilere verilmiştir.

5.3 Askerlik Ek-C2 Belgelerinin Hazırlanması

Üniversitemize 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında kayıtlanan ve okumakta olan 1988 doğumlu erkek öğrencilerin askerlik EK-C2 Belgeleri hazırlanarak Askerlik Şubelerine gönderilmiştir. Daha önceki yıllarda kayıtlanan erkek öğrencilerin Ek-C2 Belgeleri ise, öğrenciler müracaat ettikçe hazırlanarak elden teslim edilmektedir.

 

6.NOT ve DERS KAYITLANMA İŞLEMLERİ

6.1 Not Düzetme ile İlgili İşlemler

2012-2013 Eğitim–Öğretim yılında öğretim görevlilerince işlenen notlar ile ilgili Fakülte ve Yüksekokullardan not düzeltilmesi ile ilgili gelen yazılar doğrultusunda istenilen notlar yeniden Daire Başkanlığımızda ilgili personel tarafından işlenmiştir. 2012/2013 Eğitim-Öğretim yılında okumakta olan tüm öğrencilerin sistem üzerinden sınıflarının belirlenebilmesi ve Sınıf/Bölüm/Fakülte/ Üniversite sıralamalarının yapılabilmesi için notların sisteme aktarılması sağlanmıştır.

6.2 Ders Değişikliği İle İlgili İşlemler

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında öğrencilerin, yeni eğitim planlarına uygun ders atamaları yapılarak, öğrencilere web üzerinden kayıt yenileme işlemlerinin yapılması sağlanmıştır. Çeşitli nedenlerden dolayı ders değişikliği yapan öğrencilerin dilekçeleri ile ilgili Fakülte/Yüksekokullardan gelen yazışmalar doğrultusunda ders değişiklikleri yapılmıştır

6.3 Yatay ve Dikey Geçişle Üniversitemize Kayıtlanan Öğrencilere Ait İşlemler

2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokullarına Yatay ve Dikey Geçiş ile kayıtlanan öğrencilerin öğrenim ile ilgili dosyaları hazırlanmıştır. Daha önce öğrenim gördükleri Fakülte ve Yüksekokullardan almış oldukları notlar ilgili öğrenciler üzerine işlenmiş ve Üniversitemizde almaları gereken ders atamaları yapılmıştır.

6.4 Bilgisayar Dersinin Muafiyet Sınavı Notları İle İlgili İşlemler

Bilgisayar Dersinin Muafiyet sınavı yapılarak sınav sonuçları otomasyon sistemine işlenmiştir.

6.5 5806 Sayılı Af Kanunundan Faydalanan Öğrenciler İle İlgili İşlemleri

Resmi Gazete’de yayınlanan 5806 sayılı kanun uyarınca Üniversitemizde kullanılmak üzere Esaslar belirlenmiş ve bu esaslar çerçevesinde Fakülte/Yüksekokullardan gelen yazılar ve Yönetim Kurulu Kararları gereğince öğrencilerinin durumları incelenerek otomasyon sistemine işlenmiştir.

 

7.MEZUNİYET ve KAYIT SİLME İŞLEMLERİ

7.1 Mezun Olan Öğrencilere Ait İşlemler

Üniversitemizden mezun olan öğrenciler ile ilgili Fakülte/Yüksekokullardan gelen mezuniyet kararları Öğrenci Otomasyon Sistemi ve öğrenci dosyalarına işlenmiştir. Yabancı uyruklu öğrencilerin durumları YÖK Başkanlığına, Milli Eğitim Bakanlığına, Siirt Emniyet Müdürlüğüne, Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne, Kredi ve Yurtlar Kurumu Siirt Yurt Müdürlüğüne, T.C. vatandaşı erkek öğrencilerin durumu bağlı oldukları Askerlik Şubelerine, harç/öğrenim kredisi alan öğrencilerin durumları Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne bildirilmiştir.

7.2 Fakülte/YüksekokulYönetim Kurulu Kararı ile Kaydı Silinen Öğrencilere Ait İşlemler

Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarınca çeşitli nedenlerden dolayı kaydı silinen öğrencilerle ilgili Yönetim Kurulu Kararları, öğrenci otomasyon sistemi ve öğrenci dosyalarına işlenmiştir.

7.3 Kendi İsteği İle Kaydını Sildiren Öğrenciler Ait İşlemler

Kendi isteği ile kaydı silinen öğrencilerin durumları öğrenim gördükleri Fakülte/ Yüksekokullara bildirilmiş olup; Yönetim Kurulu Kararı ile kaydı silinen öğrenciler için yapılan işlemlerin aynısı kendi isteği ile kaydı silinen öğrenciler içinde yapılmıştır. Durumlarını gösteren belge talebinde bulunan öğrencilere ilgili makama verilmek üzere belge hazırlanmış ve öğrencilere verilmiştir. İsteyen öğrencilere Lise Diplomaları imza karşılığında teslim edilmektedir.

 

8.DİPLOMA İŞLEMLERİ

8.1 Diploma Hazırlanması ve Basımı

Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul ve Enstitülerinden mezun olarak diploma almaya hak kazananların not,  harç,  mezuniyet, kayıt ve nüfus bilgileri kontrol edildikten sonra, Önlisans, Lisans ve Yüksek Lisans diplomaları hazırlanmıştır. Hazırlanan Diplomalar,  Dekan/Müdür/Rektör onayına sunulduktan sonra,  soğuk mühürleri ve hologramları yapılarak Dekanlıklara/ Müdürlüklere teslim edilmiştir.

 

9.İSTATİSTİK İŞLEMLERİ

9.1 Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bazında Tüm Öğrencilere Ait Bilgilerle İlgili İstatistik İşlemleri

Yılda bir kereye mahsus olmak üzere ÖSYM tarafından istenen bilgiler; Üniversitemize 2012-2013 Eğitim-Öğretim yılında yeni kayıtlanan öğrenciler ile ara sınıf öğrencilerinin sayıları,  cinsiyet, sınıf ve yaş gruplarına göre Türk ve Yabancı Uyruklu olarak ayrı ayrı hazırlanmakta ve kaydı silinen, mezun olan öğrencilerin istatistik bilgileri de formlar üzerinde oluşturularak ÖSYM’ne gönderilmiştir.   Ayrıca,  yıl içerisinde mevcut öğrenci sayıları ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmalara cevap verilmiştir.

9.2 Son Yedi Yıla Ait Öğrenci İstatistik İşlemleri

Üniversitemiz Fakülte / Yüksekokul /Enstitülerine ait son on yılın istatistik bilgileri hazırlanmıştır.

 

10.LİSANSÜSTÜ/DOKTORA İŞLEMLERİ

10.1 EnstitülerinTezli-Tezsiz Yüksek lisans ve Doktora Programları ile İlgili İşlemler

Üniversitemiz Enstitülerinde yeni açılacak Yüksek Lisans ve Doktora programları ile ilgili teklifler Üniversitemiz Senatosuna sunulmuş ve Senato onayı aldıktan sonra Yükseköğretim Kurulundan izin alma üzere izin yazıları YÖK’e yazılmıştır. YÖK’ten gelen izin yazısı ilgili Enstitüye gönderilmiştir.

10.2 Lisans Üstü/Doktora Öğrencilerine (Devlet Burslusu)  İlişkin İşlemler

Üniversitemiz Enstitülerine Devlet Burslusu olarak yerleştirilen öğrencilere ait YÖK tarafından gönderilen listeler ilgili Enstitü Müdürlüklerine gönderilmiş ve kayıtlanmaları sağlanmıştır. Mezun olan veya kaydı silinen öğrencilerin durumları YÖK’e bildirilmiştir.

10.3 Lisansüstü Öğrenci Alımına İlişkin İşlemler

Üniversitemiz Enstitülerine alınacak öğrenci Kontenjanları Üniversitemiz Senatosuna sunulmuş olup, Senatoda kabul edildikten sonra ilgili Enstitüye gönderilmiştir. Enstitü tarafından hazırlanan öğrenci alımına ilişkin duyuru metninin güncel bir gazetede yayınlanması sağlanmıştır.

10.4 Lisansüstü Öğrencilerinin Kimlik İşlemleri

Üniversitemiz Enstitülerine kayıtlanan Yüksek Lisans ve Doktora öğrencilerinin kimlik müracaatları Daire Başkanlığımızca kabul edildikten sonra kimlik bilgileri ilgili firmaya gönderilerek Öğrenci Kimliklerinin basımları sağlanmış ve dağıtılmak üzere ilgili Enstitüye gönderilmiştir.

 

11.GENEL ve İDARİ HİZMETLER

11.1 Ayniyat İşlemlerinin Takibi ve Gerekli Yazışmaların Yapılması

Daire Başkanlığımızda ihtiyaç duyulan malzeme, araç-gereçler tespit edilmiş ve alınması için gerekli yazışmalar yapılmıştır.Daire Başkanlığımızda bulunan demirbaş malzemelerle ilgili gerekli işlemlerde yürütülmektedir.

11.2 Evrak Kayıt İşlemleri

Daire Başkanlığımıza tüm birimlerden gelen yada tüm birimlere gönderilen belge ve yazışmalara Evrak Kayıt birimince Otomasyon üzerinden numara verilerek ilgili birimlere gönderilmesi sağlanmıştır.

11.3 Arşiv Hizmetleri

Daire Başkanlığımızda yapılan tüm yazışmalar arşivlenerek ilgili yerlere kaldırılmıştır. Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokullarında kayıtlı tüm öğrencilerin bilgileri her öğrenci için ayrı olmak üzere dosyalanarak ait olduğu arşive kaldırılmıştır.

11.4 Daire Başkanlığımız Bünyesinde Yeni Yapılan İşlemler

İhtiyaç duyulan demirbaşlar  temin edilmiştir.

11.5 Web Sayfası ile İlgili İşlemler

Daire Başkanlığımızın web Sayfası, günümüz ihtiyaçlarına cevap verebilecek şekilde yeniden hazırlanarak hizmete verilmiştir.  Web(http://oidb.siirt.edu.tr )

Sayfasında yer alan tüm bilgiler yeniden güncellenerek daha yararlı hale getirilmiştir.

11.6 Bilgisayar Donanım/Yazılım ile İlgili İşlemler

Üniversitemizde kullanılmakta olan öğrenci otomasyon sisteminin kapasitesinin yetersiz kalması, çalışmalarda zaman zaman kesintilere uğraması nedeniyle, günümüz teknolojilerine uygun kapasite ve hızda yeni bir bilgisayar sistemi (web Server) satın alınmıştır.

Daire Başkanlığımız personelince kullanılanPC’lerin ihtiyaç duyulan donanım güncellemeleri yapılmış ayrıca, tüm cihazlarınmonitörleri LCD tipi cihazlarla değiştirilmiştir.

SERHAT NAS
Güncelleme : 22.12.2015 14:05:36